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Qu’est-ce que le suivi des dépenses ?

Le mot “tracking” en anglais signifie suivre. C’est un verbe qui est utilisé lorsque nous nous référons au suivi de quelque chose de spécifique, comme un itinéraire d’avion, une métrique marketing ou la position d’une personne.

 

Lorsque nous le joignons au mot dépenses, qui fait référence à la sortie d’argent qu’un individu ou une entité effectue en échange d’un bien ou d’un service, automatiquement, nous faisons référence à la pratique de suivre ou de surveiller de près les dépenses qu’une personne, l’organisation ou l’entreprise effectue.

Les types de dépenses

Pour avoir un bon suivi des dépenses, il est important de savoir comment elles sont segmentées

Les dépenses administratives

Les dépenses administratives sont des dépenses qui ne sont pas directement liées à la fabrication, à la production ou aux ventes d’une entreprise. Par conséquent, il s’agit des dépenses correspondant au paiement des impôts, des salaires, des services (loyer des bureaux, électricité, eau, internet, nettoyage), des fournitures de bureau, des frais de déplacement, des conseils juridiques et comptables, etc. en savoir plus…

Les frais de vente

Il s’agit des dépenses liées à la préparation et au stockage des articles à vendre ainsi qu’à la promotion de vos produits et services. Ces dépenses peuvent aller des campagnes publicitaires (en ligne ou hors ligne) à l’expédition des produits aux clients. Le suivi de ces dépenses est très important, même si une vente n’a pas été conclue.

Les frais variables et les frais fixes

Ce sont ceux qui sont liés à l’activité de l’entreprise, c’est-à-dire directement à la production. Les dépenses variables sont celles qui peuvent différer d’un mois à l’autre, car elles dépendent clairement de la production. Par exemple, les dépenses sur les fournitures, les matières premières, les emballages, les contenants, etc.

 

D’autre part, les dépenses fixes sont liées aux dépenses administratives, car peu importe la quantité de produits et services que vous offrez sur le marché, ces dépenses sont maintenues, c’est-à-dire qu’elles ne changeront pas, même si vos ventes augmentent ou diminuent.

Voici des conseils pour bien suivre les dépenses de votre entreprise

  1. Budgéter tout

Saviez-vous que les entreprises perdent jusqu’à 30% d’argent pour ne pas budgétiser correctement leurs dépenses ? Avec cela, nous entendons très bien planifier la part de vos revenus qui ira à chaque zone, avec quel objectif et en précisant les montants exacts qui doivent être fournis.

 

Si vous avez un budget, il sera plus complexe de bien suivre les dépenses de votre entreprise. De plus, vous ne pouvez pas calculer les écarts budgétaires, car vous n’avez aucune donnée à acheter. Les deux pratiques sont très importantes lors de la conception de stratégies. Par conséquent, nous vous recommandons de prévoir un budget pour tout et d’avoir une sauvegarde qui vérifie d’où vient cette dépense et qui a donné l’ordre de le faire.

  1. Digitalisez vos processus administratifs

Les dépenses sont généralement enregistrées au jour le jour, c’est-à-dire au fur et à mesure de leur exécution. Pour toutes les noter correctement, vous devez disposer de systèmes administratifs qui vous permettent d’accélérer le suivi de ces dépenses et de les stocker de manière classée : fixe, variable, administrative et commerciale.

 

Cela vous permettra d’avoir une expertise comptable à jour qui montre l’état réel de votre entreprise. Pour plus d’informations sur un expert comptable Saint-Gilles, rendez-vous en ligne. N’oubliez pas que les décisions assertives ne peuvent être prises sans données enregistrées et pour cela, nous devons disposer d’une technologie qui simplifie ces tâches d’enregistrement de routine.

  1. Optimisez votre processus d’achat

Faire en sorte que tous ces documents soient centralisés est très difficile sans un bon processus d’achat, dans lequel toutes les étapes sont effectuées et chaque personne impliquée remplit correctement son rôle.

 

En ce sens, tout comme les processus administratifs ont besoin d’un support technologique pour simplifier et exécuter, les processus d’achat en ont également besoin. Un SaaS dans la gestion des achats est un excellent allié pour simplifier le processus d’achat, surtout lorsqu’ils disposent d’assistants d’achat virtuels et de services d’externalisation qui prennent toutes vos commandes à la porte de votre bureau.

Categories: Finance

Damien

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